Parlament České republiky, Poslanecká sněmovna 1996 – 1998

ze 46. schůze 22. ledna 1998

k návrhu organizace zahraničních styků Poslanecké sněmovny

Organizační výbor Poslanecké sněmovny

schvaluje Organizaci zahraničních styků Poslanecké sněmovny, která tvoří přílohu tohoto usnesení.

Miloš Zeman v.r.

předseda Poslanecké sněmovny

Tomáš Páv v.r.

ověřovatel organizačního výboru

Organizace zahraničních styků Poslanecké sněmovny Parlamentu České republiky

K zajištění postupu při organizaci zahraničních styků Poslanecké sněmovny, vyplývající z Pravidel pro organizaci zahraničních styků Poslanecké sněmovny Parlamentu České republiky přijatých usnesením organizačního výboru č. 234 ze 41. schůze dne 13. listopadu 1997 organizační výbor Poslanecké sněmovny schvaluje tuto směrnici:

Hlava 1

Plán zahraničních styků Poslanecké sněmovny

§ 1

Zahraniční styky Poslanecké sněmovny (dále jen "Sněmovna") probíhají zejména na základě pololetního plánu zahraničních styků projednaného zahraničním výborem a schváleného organizačním výborem Sněmovny.

§ 2

Schvalování plánu zahraničních styků Sněmovny

1. Podklady pro návrh plánu zahraničních styků Sněmovny na následující pololetí předkládá každý orgán a funkcionář Sněmovny do konce května a listopadu odboru mezinárodních vztahů Kanceláře Poslanecké sněmovny (dále jen "Kancelář") formou návrhu zahraničních aktivit s jejich zdůvodněním. U zahraničních cest je vždy jeho součástí předpokládaný počet účastníků, doba trvání cesty a rozsah nákladů hrazených Sněmovnou. Pokud se předpokládá reciproční přijetí, uvede se také tato informace. Náležitosti návrhu zahraničních aktivit stanoví příloha č. 1.

2. Odbor mezinárodních vztahů návrhy shromažďuje a spolu se stanovisky obsaženými v § 8, odst. 3 předává organizačnímu výboru.

3. Organizační výbor projednává plán zahraničních styků za přítomnosti zpravodaje pro příslušnou akci, kterým je předseda příslušného orgánu nebo vedoucí příslušné delegace, resp. jimi pověřený zástupce, a schvaluje jej nejpozději v prvním měsíci příslušného pololetí. Při jeho projednávání přihlíží k informacím odboru mezinárodních vztahů podle odstavce 2.

§ 3

Vyhodnocení plánu zahraničních styků Sněmovny

1. Zhodnocení zahraničních styků Sněmovny a jejich porovnání se schváleným plánem provádí organizační výbor na počátku následujícího pololetí.

2. Přehled cest, obsahující stručnou charakteristiku vycházející z jednotlivých zpráv vypracovaných podle § 13, odst. 2, připravuje odbor mezinárodních vztahů. Odbor připravuje i přehled zahraničních návštěv ve Sněmovně.

3. Přehled cest na základě žádosti organizačního výboru projednává zahraniční výbor, který jej se svým stanoviskem předloží organizačnímu výboru nejpozději v druhém měsíci následujícího pololetí.

4. Zároveň s přehledem cest bude organizačnímu výboru předložena informace odboru hospodářské správy Kanceláře o čerpání nákladů na cesty poslanců ve vztahu k předpokladu vyplývajícímu z plánu cest. Tato informace bude předkládána v členění požadovaném organizačním výborem.

5. Pololetní zhodnocení zahraničních styků Sněmovny provedené organizačním výborem Sněmovny podle odst. 1 bude doručeno všem výborům a poslaneckým klubům Sněmovny.

Hlava 2

Zahraniční cesty delegací Sněmovny

Část I.

Schvalování cest

§ 4

Kategorie zahraničních cest Sněmovny

Proces schvalování zahraničních cest, jakož i organizační náležitosti delegací Sněmovny se liší podle kategorií jednotlivých delegací, jimiž jsou:

a) delegace Sněmovny vedená předsedou

b) delegace Sněmovny vedená místopředsedou

c) delegace výboru

d) stálé delegace do meziparlamentních organizací

e) skupiny přátelství

f) delegace podvýboru či komise

g) jiné delegace a cesty

Náležitosti pro jednotlivé kategorie jsou stanoveny v příloze č. 2.

Projednávání žádosti

§ 5

Lhůty pro předložení žádosti

1. Žádost o schválení zahraniční cesty předkládá předseda příslušného orgánu, vedoucí příslušné delegace podle kategorií uvedených v § 4 nebo individuálně cestující poslanec. Obsah žádosti je stanoven v § 7.

2. Žádost o schválení zahraniční cesty, která byla zařazena do plánu zahraničních cest na příslušné pololetí, se podává organizačnímu výboru nejpozději tři týdny před předpokládaným datem zahájení cesty.

3. Žádost o schválení zahraniční cesty, která nebyla zařazena do plánu zahraničních cest na příslušné pololetí, se podává nejméně pět týdnů před předpokládaným datem zahájení cesty odboru mezinárodních vztahů Kanceláře, který ji spolu se stanovisky podle § 8 předává organizačnímu výboru.

4. V nezbytně nutném případě je možné po řádném zdůvodnění výše uvedené lhůty zkrátit.

§ 6

Schválení žádosti

1. Před zařazením bodu o schválení cesty na jednání organizačního výboru je třeba zajistit žádost s náležitostmi a stanovisky uvedenými v § 7 a 8. Tato žádost musí být doručena organizačnímu odboru nejpozději tři dny před jeho zasedáním.

2. Organizační výbor návrh projedná příslušnou cestu za přítomnosti zpravodaje, kterým je předseda příslušného orgánu, vedoucí příslušné delegace, individuálně cestující poslanec nebo jimi pověřený zástupce.

3. Součástí usnesení organizačního výboru o schválení cesty je tabulka obsažená v příloze č. 3.

§ 7

Obsah žádosti

Žádost o schválení zahraniční cesty obsahuje následující náležitosti:

a) zdůvodnění nebo odkaz na skutečnost, že se jedná o plánovanou cestu,

b) doba trvání cesty, datum nástupu a ukončení,

c) stručný program cesty a její cíl, hlavní partneři, případně kdo zve,

d) velikost delegace, její jmenovité složení a jméno jejího vedoucího,

e) rozsah nákladů hrazených Sněmovnou,

f) požadavky na materiální zabezpečení, pokud jsou odlišné od obecných zásad stanovených v příloze č. 2, včetně zdůvodnění,

g) požadavky na případný doprovod ze strany pracovníků Kanceláře, tlumočníka, příp. dalších osob,

h) další požadavky na zajištění cesty, např. dřívější odlet nebo pozdější přílet apod.,

i) usnesení garančního výboru k žádosti o zahraniční cestu delegace výboru, podvýboru a jiné delegace,

j) pokud jde o reciproční cestu nebo pokud se předpokládá reciproční přijetí, uvede se také tato informace, a to včetně rozsahu této reciprocity.

k) souhlas vedení poslaneckého klubu; stanovisko klubu není třeba u návrhu pololetního plánu cest.

Formulář žádosti o schválení zahraniční cesty je uveden v příloze č. 4.

§ 8

Předkládaná stanoviska

1. K cestě zařazené do plánu zahraničních styků Sněmovny se k žádosti předkládá informace odboru mezinárodních vztahů Kanceláře o četnosti a druhu cest delegací Sněmovny do dané země.

2. U pravidelných cest stálých delegací Parlamentu ČR do meziparlamentních organizací nebo jejích členů (dále jen "stálé delegace") se k žádosti předkládá stanovisko vedoucího příslušné stálé delegace a souhlas vedení poslaneckého klubu.

3. K plánu cest a k cestě nezařazené do plánu zahraničních styků Sněmovny se k žádosti předkládají

a) usnesení výboru či komise, případně stanovisko předsedy výboru,

b) informace odboru mezinárodních vztahů, který si dle potřeby vyžádá další informace, zejména z ministerstva zahraničních věcí, a to z hlediska mezinárodní situace a koordinace návštěv, včetně předpokládaných aktivit Senátu v dané oblasti; odbor mezinárodních vztahů, který sleduje termíny cest do jednotlivých teritorií, může navrhnout sloučení cest či případné změny jejich termínů, pokud by to bylo z praktických nebo zahraničně politických důvodů výhodnější,

c) stanovisko zahraničního výboru nebo výboru pro obranu a bezpečnost z hlediska mezinárodně politického a z hlediska vhodnosti realizace cesty; v případě mimořádné situace či časové tísně může tuto informaci výboru nahradit informace jeho předsedy.

Část II.

Omezení cest

§ 9

1. U cest delegací uvedených v § 4, písm. c), e), f) a g) je počet členů delegace zpravidla omezen do 4 poslanců.

2. U cest stálých delegací a jejich členů vedoucí delegace pečlivě zváží nezbytnou potřebu velikosti delegace; přitom je počet účastníků konkrétní cesty nejvýše roven počtu řádných míst v orgánu příslušné meziparlamentní organizace, výjimka může být v zájmu zajištění zastoupení ve všech výborech a klubech umožněna při cestě na zasedání pléna Parlamentního shromáždění Rady Evropy. Doprovod pracovníků Kanceláře se zajišťuje pouze v případě, že ho vedoucí delegace požaduje, a to po dohodě s vedoucím Kanceláře.

3. Po schválení zahraniční cesty může vedoucí delegace v odůvodněných případech a v případě časové nouze rozhodnout o snížení počtu členů delegace či doprovodu, posunu termínu cesty v rozsahu dvou kalendářních dnů a o záměně členů delegace; o těchto změnách informuje spolu s odůvodněním organizační výbor.

Část III.

Zajišťování cest

§ 10

Cestování

1. V případě leteckého spojení cestují členové delegace třídou C (Business Class), je-li to levnější a možné, využívá se letadel Armády České republiky, případně vládní letky Ministerstva vnitra ČR.

2. Letenky zajišťuje Kancelář po dohodě s poslancem na první, resp. poslední den oficiálního programu, případně, vzhledem k hodině zahájení či ukončení programu a možnostem spojení, na den předcházející zahájení oficiálního programu či na den následující po ukončení oficiálního programu. Pokud se sníží celkové náklady, může být se souhlasem člena delegace zajištěn pozdější přílet či dřívější odlet.

3. Požaduje-li člen delegace letenku na termín prodlužující trvání cesty, zajistí se mu podle jeho požadavků, není-li dražší; na tyto dny se neposkytuje stravné ani náhrada nákladů na ubytování.

4. Ve stejném rozsahu se zajišťují jízdenky na cestování vlakem, případně autobusem.

5. Rozhodne-li se poslanec, který nepoužívá služební vozidlo, cestovat vlastním autem, přísluší mu náhrada podle platných předpisů.

Devizové vybavení

§ 11

Diety

1. Stravné poskytované členům delegací Sněmovny na základě příslušných předpisů jim přísluší po dobu trvání oficiálního programu cesty a dále nejdéle jeden den před zahájením akce a jeden den po jejím skončení, a to pouze v závislosti na dopravním spojení. Na delší dobu se stravné vyplácí jen v případě, že neexistuje jiná možnost spojení nebo pokud takové spojení sníží celkové náklady.

2. Pokud se poslanec rozhodne cestu prodloužit, stravné mu přísluší pouze v rámci stanoveném v § 10, odst. 2.

3. Kapesné se poslancům - členům delegací Sněmovny neposkytuje.

§ 12

Záloha na nepředvídané výdaje

V odůvodněných případech se jednotlivým členům delegace poskytuje záloha na nepředvídané výdaje; tato záloha je zúčtovatelná a slouží ke krytí nezbytně nutných dalších výdajů.

§ 13

Ubytování

1. Náklady na ubytování poskytované členům delegací Sněmovny na základě příslušných předpisů jim přísluší v rozsahu stanoveném v § 10, odst. 2 a 3.

2. Jednotlivým členům delegace se poskytuje limit na ubytování, a to v hotovosti nebo ve formě kreditní karty; tento limit se neposkytuje, pokud ubytování platí hostitel nebo určený člen delegace či doprovodu.

Realizace zahraniční cesty

§ 14

1. Realizaci zahraniční cesty zajišťuje Kancelář v souladu s rozhodnutím organizačního výboru a podle pokynů vedoucího delegace.

2. Kancelář připravuje a zajišťuje i odborné podklady pro jednání jednotlivých delegací Sněmovny.

3. Před každou zahraniční cestou obdrží každý člen delegace podrobnou informaci o zajištění cesty, zejména o termínech, časech a způsobu dopravy, o ubytování, o kontaktu na české velvyslanectví v místě vyslání a další potřebná sdělení a upozornění.

Část IV.

Ukončení cesty

§ 15

1. Vyúčtování cesty se předkládá po ukončení cesty, nejpozději však do 15 dnů, na formuláři uvedeném v příloze č. 6. Možné nejasnosti, např. delší trvání cesty apod., musí být vysvětleny písemně v komentáři.

2. Z každé zahraniční cesty se pořizuje písemná zpráva, zápis či informace (dále jen "zpráva); o jejím charakteru rozhoduje vedoucí delegace.

3. Zpráva, kterou vypracovává vedoucím delegace pověřený člen, se předkládá ve stejné lhůtě jako vyúčtování odboru mezinárodních vztahů Kanceláře; za včasné zpracování a předložení zprávy z cesty odpovídá vedoucí delegace.

4. Zpráva z cesty se nezpracovává, pokud je k dispozici oficiální zápis ze všech jednání.

5. Zprávy z cesty, popřípadě oficiální zápisy z jednání, jsou archivovány v odboru mezinárodních vztahů; odbor zajistí jak předání kopie zprávy zahraničnímu výboru a orgánům či poslancům, kterých se týkal obsah některého z jednání, tak dosažitelnost zprávy v počítačové síti Sněmovny.

6. Předání zprávy z cesty ostatním členům výboru, komise či podvýboru a členům stálé delegace zajišťuje sekretariát příslušného výboru či stálé delegace.

Hlava 3

Přijímání zahraničních návštěv ve Sněmovně

§ 16

1. Pravidla se nevztahují na přijímání akreditovaných diplomatů.

2. Pravidla se rovněž nevztahují na přijímání zahraničních návštěv jednotlivými poslanci za předpokladu, že z přijetí neplynou Sněmovně žádné náklady ani závazky.

3. Při organizaci přijímání zahraničních návštěv se přiměřeně použijí ustanovení hlavy 2, § 4 (kategorie zahraničních cest).

§ 17

Lhůty pro předložení žádosti

1. Žádost o schválení přijetí zahraniční návštěvy předkládá hlavní partner ve Sněmovně, jímž je předseda příslušného orgánu, vedoucí příslušné delegace nebo přijímající poslanec. Obsah žádosti je stanoven v § 19.

2. Žádost o schválení přijetí zahraniční návštěvy, která byla zařazena do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí, se podává organizačnímu výboru nejpozději týden před předpokládaným datem návštěvy.

3. Žádost o schválení přijetí zahraniční návštěvy, která nebyla zařazena do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí, se podává nejméně tři týdny před předpokládaným datem návštěvy odboru mezinárodních vztahů, který ji spolu se svými informacemi předává organizačnímu výboru.

4. V nezbytně nutném případě je možné po řádném zdůvodnění lhůty uvedené v odst. 2. a 3. zkrátit.

5. Součástí usnesení organizačního výboru o schválení přijetí zahraniční návštěvy je tabulka obsažená v příloze č. 3.

§ 18

Schválení žádosti

1. Před zařazením bodu o schválení žádosti o přijetí návštěvy na jednání organizačního výboru je třeba zajistit žádost s náležitostmi a stanovisky uvedenými v § 19 a 20. Tato žádost musí být doručena organizačnímu odboru nejpozději tři dny před jeho zasedáním.

2. Organizační výbor si může pro příslušnou návštěvu vyžádat přítomnost zpravodaje, kterým je předseda příslušného orgánu, vedoucí příslušné delegace, přijímající poslanec nebo jimi pověřený zástupce.

3. Součástí usnesení organizačního výboru o schválení přijetí je tabulka obsažená v příloze č. 3.

§ 19

Obsah žádosti

Žádost o schválení přijetí zahraniční návštěvy obsahuje následující náležitosti:

a) úroveň návštěvy a velikost delegace, popřípadě jméno jejího vedoucího, nebo jméno přijímané osoby

b) hlavní partner ve Sněmovně, popřípadě kdo zve,

c) zdůvodnění nebo odkaz na skutečnost, že se jedná o plánovanou návštěvu,

d) datum příjezdu a odletu delagace do a z ČR, resp. datum přijetí ve Sněmovně,

e) rozsah nákladů hrazených Sněmovnou,

f) pokud jde o reciproční návštěvu nebo pokud se předpokládá reciproční cesta, uvede se také tato informace, a to včetně rozsahu této reciprocity,

g) případné další požadavky na zajištění návštěvy

Formulář žádosti o schválení přijetí zahraniční delegace je uveden v příloze č. 6.

§ 20

Předkládaná stanoviska

1. K žádosti o schválení přijetí zahraniční návštěvy se přikládá informace o předpokládaném podílu Senátu na přijetí dané delegace.

2. K žádosti o schválení přijetí zahraniční návštěvy nezařazené do plánu zahraničních styků Sněmovny se k žádosti předkládají

a) usnesení výboru či komise, popřípadě stanovisko předsedy výboru či vedoucího stálé delegace,

b) informace odboru mezinárodních vztahů, který si dle potřeby vyžádá další informace, zejména z ministerstva zahraničních věcí, a to z hlediska mezinárodní situace a koordinace návštěv; odbor sleduje četnost a úroveň návštěv z jednotlivých teritorií a může navrhnout změnu termínu návštěvy, pokud by to bylo z praktických nebo zahraničně politických důvodů výhodnější.

§ 21

Zpráva z přijetí návštěvy

1. Zpráva z přijetí návštěvy, kterou vypracovává poslanec pověřený vedoucím orgánu, který byl určen za hlavního partnera přijetí návštěvy ve Sněmovně, nebo tajemník výboru, komise, podvýboru, stálé delegace nebo pověřený pracovník odboru mezinárodních vztahů se předává do 15 dnů po přijetí zahraniční návštěvy nebo po jejím ukončení odboru mezinárodních vztahů; za včasné zpracování a předložení zprávy z cesty odpovídá vedoucí orgánu, který byl určen za hlavního partnera přijetí návštěvy.

2. Zprávy z přijetí jsou archivovány v odboru mezinárodních vztahů; odbor zajistí jak předání kopie zprávy zahraničnímu výboru a orgánům či poslancům, kterých se týkal obsah některého z jednání, tak dosažitelnost zprávy v počítačové síti Sněmovny.

3. Dosažitelnost zprávy z cesty ostatním členům výboru, komise či podvýboru a členů stálé delegace zajišťuje sekretariát příslušného výboru či stálé delegace.

Hlava 4

Další otázky

§ 22

Způsob úhrady, poskytování záloh a vyúčtování cest je stanoven příslušnými předpisy, popřípadě vnitřním výnosem vedoucího Kanceláře Sněmovny.

§ 23

Koordinace vysílání delegací se Senátem bude řešena zákonem o styku obou komor nebo v návaznosti na něj.

§ 24

Informování veřejnosti

1. Odbor mezinárodních vztahů Kanceláře s předstihem informuje o jednotlivých zahraničních stykových akcích tiskový odbor Kanceláře; ten předává informaci o termínu a hlavních cílech konání dané stykové akce sdělovacím prostředkům.

2. Případné další základní informace o jednotlivé zahraniční stykové akci Sněmovny může na požádání poskytnout vedoucí vysílané či přijímající delegace Sněmovny, případně její účastník - poslanec, o organizaci takovéto stykové akce prostřednictvím tiskového odboru ředitel odboru mezinárodních vztahů, v případě stykové akce předsedy Sněmovny ředitel sekretariátu předsedy Sněmovny.

3. Zhodnocení zahraničních styků Sněmovny, provedené organizačním výborem v souladu s § 3, odst. 1, bude pro sdělovací prostředky k dispozici v tiskovém odboru Kanceláře.

§ 25

Rozpis kroků jednotlivých subjektů v procesu organizace zahraničních styků Sněmovny obsahuje příloha č. 7.

Příloha č. 1

Náležitosti návrhu zahraničních aktivit

do plánu zahraničních styků Sněmovny na následující pololetí

A. Zahraniční cesty delegací Sněmovny

- delegace (kategorie podle § 4), její předpokládaná velikost, popřípadě jméno předpokládaného vedoucího delegace

- země (případně místo)

- zdůvodnění (včetně cíle cesty a hlavních partnerů, popřípadě kdo zve a předpokládá-li se reciproční přijetí v ČR)

- předpokládaný termín a délka trvání cesty (rámcově měsíc daného pololetí)

- usnesení garančního výboru u žádostí o zahraniční cestu delegací podvýborů a delegací uvedených v § 4, písm. g)

- náklady PSP (rámcově, co hradí Sněmovna)

B. Přijímání zahraničních návštěv ve Sněmovně

- země

- delegace (specifikace orgánu a úrovně delegace /zhruba odpovídající kategorizaci delegací Sněmovny podle § 4/, předpokládaná velikost, případně jméno vedoucího delegace)

- hlavní partner ve Sněmovně (uvedení orgánu, který delegaci zve)

- zdůvodnění (hlavní cíl návštěvy, informace, z čí iniciativy se návštěva zve a jde-li o reciproční přijetí)

- předpokládaný termín a délka trvání návštěvy (rámcově měsíc daného pololetí)

- náklady PSP (rámcově, co hradí Sněmovna)

Příloha č. 2

Náležitosti pro jednotlivé kategorie zahraničních cest Sněmovny

(obecné zásady pro organizační a materiální zabezpečení jednotlivých delegací)

1. Delegace Sněmovny vedená předsedou

- velikost delegace:

- oficiální cesty: zpravidla (s ohledem na zvyklosti v navštívené zemi) předseda, jeden z místopředsedů, poslanci - dle okolnosti s ohledem na zastoupení poslaneckých klubů

- cesty na zasedání meziparlamentních institucí + ostatní cesty - dle okolností

- doprava na/z letiště v Praze zajišťovaná Kanceláří

- salonek VIP

- speciální letadlo vládní letky Ministerstva vnitra ČR nebo letadel Armády České republiky: nárok vždy, využití vždy na oficiální návštěvu, jinak podle okolností

- letenka: třída C (Business Class), v odůvodněných případech First Class

- doprovod: vedoucí Kanceláře (podle okolností), pracovník protokolu, další pracovníci Kanceláře na vyžádání

- tlumočník na vyžádání

2. Delegace Sněmovny vedená místopředsedou

- velikost delegace: dle okolností

- doprava na/z letiště v Praze zajišťovaná Kanceláří

- salonek VIP

- speciální letadlo vládní letky Ministerstva vnitra ČR nebo letadel Armády České republiky: nárok v případě cesty konané v zastoupení předsedy PS, jinak podle okolností

- letenka: třída C (Business Class)

- doprovod na vyžádání

- tlumočník na vyžádání

3. Delegace výboru

- velikost delegace: max. 4 poslanci

- doprava na/z letiště v Praze zajišťovaná Kanceláří: jen v případě společného odjezdu alespoň tří členů delegace od Sněmovny

- salonek VIP na vyžádání

- speciální letadlo vládní letky Ministerstva vnitra ČR nebo letadel Armády České republiky: je-li to možné a levnější než linkový spoj

- letenka: třída C (Business Class)

- doprovod na vyžádání

- tlumočník na vyžádání (s ohledem na reciprocitu)

4. Stálé delegace do meziparlamentních organizací

- velikost delegace:

- na plenární zasedání (konferenci) celá stálá delegace (ve smyslu § 9, odst. 2) s možností snížení dle § 9, odst. 3

- zasedání výborů a podvýborů a dalších orgánů meziparlamentní organizace: členové těchto orgánů, náhradníci jen v případě, že necestuje člen nebo že náhradník delegace je členem daného výboru

- doprava na/z letiště v Praze zajišťovaná Kanceláří: jen pro stálé delegace jako celek a jen v případě společného odjezdu alespoň tří členů delegace od Sněmovny

- speciální letadlo vládní letky Ministerstva vnitra ČR nebo letadel Armády České republiky: dle možností vždy při cestě větší delegace, je-li to levnější než linkový spoj

- letenka: třída C (Business Class)

- doprovod:

- plenární zasedání (konference): tajemník stálé delegace

- zasedání výborů a podvýborů a dalších orgánů meziparlamentní organizace: na vyžádání vedoucího delegace se souhlasem vedoucího stálé delegace

5. Parlamentní skupiny přátelství

- velikost delegace: max. 4 poslanci

- doprava na/z letiště v Praze zajišťovaná Kanceláří: jen v případě hromadného odjezdu alespoň tří členů delegace od Sněmovny

- speciální letadlo vládní letky Ministerstva vnitra ČR nebo letadel Armády České republiky: je-li to možné a levnější než linkový spoj

- letenka: třída C (Business Class)

- doprovod na vyžádání

- tlumočník na vyžádání (s ohledem na reciprocitu)

6. Delegace podvýboru či komise

- velikost delegace: max. 4 poslanci

- doprava na/z letiště v Praze zajišťovaná Kanceláří: jen v případě hromadného odjezdu alespoň tří členů delegace od Sněmovny

- speciální letadlo vládní letky Ministerstva vnitra ČR nebo letadel Armády České republiky: je-li to možné a levnější než linkový spoj

- letenka: třída C (Business Class)

- doprovod na vyžádání

- tlumočník na vyžádání (s ohledem na reciprocitu)

7. Jiné delegace a cesty

- velikost delegace: max. 4 poslanci

- doprava na/z letiště v Praze zajišťovaná Kanceláří: jen u delegací nad dva poslance a jen v případě hromadného odjezdu alespoň tří členů delegace od Sněmovny

- speciální letadlo vládní letky Ministerstva vnitra ČR nebo letadel Armády České republiky: je-li to možné a levnější než linkový spoj

- letenka: třída C (Business Class)

- doprovod na vyžádání

- tlumočník na vyžádání (s ohledem na reciprocitu)

Příloha č. 3

Vzory příloh usnesení organizačního výboru o schválení návrhů

zahraničních aktivit Sněmovny

Vyslání delegací Sněmovny do zahraničí

Přijetí zahraničních návštěv ve Sněmovně

Vyslání stálých delegací do orgánů meziparlamentních organizací

Příloha č. 4

Žádost o schválení zahraniční cesty (str. 1)

Žádost o schválení zahraniční cesty (str. 2)

Příloha č. 5

Formulář vyúčtování zahraniční cesty

Příloha č. 6

Žádost o schválení přijetí zahraniční návštěvy v PSP ČR

Příloha č. 7

Rozpis kroků jednotlivých subjektů v procesu organizace zahraničních styků Sněmovny

Hlava 1. Plán zahraničních styků

Navrhovatel

1. předložit podklady pro návrh zahraničních aktivit, obsahující údaje stanovené v příloze č. 1, odboru mezinárodních vztahů Kanceláře

termín: do konce května, resp. listopadu

2. určit pro příslušnou akci zpravodaje, který se zúčastní jednání organizačního výboru

termín: před jednáním organizačního výboru

Odbor mezinárodních vztahů Kanceláře

1. shromáždit podklady pro návrh zahraničních aktivit předkládané jejich navrhovatelem

termín: do konce května, resp. listopadu

2. shromáždit k podkladům pro návrh zahraničních aktivit stanoviska obsažená v § 8, odst. 2, písm. c)

3. zpracovat podklady a stanoviska z bodů 1 a 2 do podoby návrhu pololetního plánu zahraničních styků

4. zaslat návrh pololetního plánu zahraničních styků zahraničnímu výboru

termín: do konce června, resp. prosince

5. předat návrh pololetního plánu zahraničních styků organizačnímu výboru k projednání

termín: do konce června, resp. prosince

6. vypracovat

- přehled cest v předcházejícím pololetí, obsahující stručnou charakteristiku vycházející z jednotlivých zpráv

- přehled zahraničních návštěv ve Sněmovně v předcházejícím pololetí

7. předat uvedené přehledy organizačnímu výboru

termín: v průběhu prvního měsíce po skončení vyhodnocovaného období

Organizační výbor

1. projednat pololetní plán zahraničních styků za přítomnosti zpravodaje pro každou příslušnou akci

termín: nejpozději v prvním měsíci příslušného pololetí

2. projednat pololetní plán zahraničních styků za přítomnosti zpravodaje pro každou příslušnou akci a schválit jej

termín: nejpozději v prvním měsíci příslušného pololetí

3. zhodnotit zahraniční styky Sněmovny a porovnat je se schváleným pololetním plánem

termín: ve druhém měsíci následujícího pololetí

Zahraniční výbor

1. projednat návrh pololetního plánu zahraničních styků

termín: nejpozději počátkem daného pololetí

2. projednat přehled cest za předcházející pololetí

termín: nejpozději ve druhém měsíci následujícího pololetí

Odbor hospodářské správy Kanceláře

1. vypracovat předpokládaný objem nákladů vyplývajících z pololetního plánu zahraničních styků

termín: po schválení pololetního plánu zahraničních styků

2. vypracovat informaci o čerpání nákladů na cesty poslanců v předcházejícím pololetí a předat jej organizačnímu výboru

termín: v průběhu prvního měsíce po skončení vyhodnocovaného období

Hlava 2. Zahraniční cesty delegací Sněmovny

Navrhovatel

1. vyplnit formulář žádosti o schválení zahraniční cesty (příloha č. 4)

2. formulář předat

a) v případě zahraniční cesty zařazené v plánu zahraničních styků na příslušné pololetí organizačnímu výboru; kopii této žádosti předat odboru mezinárodních vztahů

termín: nejpozději tři týdny před předpokládaným datem zahájení cesty

b) v případě zahraniční cesty nezařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí odboru mezinárodních vztahů

termín: nejméně pět týdnů před předpokládaným datem zahájení cesty

3. zajistit

a) v případě zahraniční cesty nezařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí

- usnesení výboru či komise, popřípadě stanovisko předsedy výboru, či vedoucího stálé delegace,

- informaci zahraničního výboru nebo výboru pro obranu a bezpečnost z hlediska mezinárodně politického a z hlediska vhodnosti realizace cesty,

- souhlas vedení poslaneckého klubu,

- přítomnost zpravodaje na jednání organizačního výboru

b) v případě cesty stálé delegace nebo jejích členů na řádné jednání orgánů meziparlamentní organizace

- stanovisko vedoucího příslušné stálé delegace

- souhlas vedení poslaneckého klubu

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

Odbor mezinárodních vztahů

1. sledovat termíny cest delegací Sněmovny do jednotlivých teritorií

termín: průběžně

2. v případě zahraniční cesty zařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí zajistit pro jednání organizačního výboru informaci o četnosti a druhu cest delegací Sněmovny do dané země

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

3. v případě zahraniční cesty nezařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí zajistit pro jednání organizačního výboru informaci z hlediska mezinárodní situace a koordinace návštěv; k tomu si dle potřeby vyžádat další informace, zejména z ministerstva zahraničních věcí

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

4. u cesty nezařazené do plánu zahraničních styků Sněmovny navrhnout organizačnímu výboru v souladu s § 8, odst. 3, písm. b) sloučení cest či případné změny termínů, pokud je to v daném případě z praktických nebo zahraničně politických důvodů výhodnější

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

5. zajistit realizaci zahraniční cesty, zejména se ve spolupráci s vedoucím delegace a se zastupitelským úřadem ČR v místě cesty delegace podílet na přípravě programu cesty, připravit odborné podklady, zajistit protokolární a technické náležitosti cesty (vízum, letenky či jízdenky na cestu, ubytování apod.), požádat odbor hospodářské správy Kanceláře o vyplacení devizového vybavení a zaplacení pojištění a vypracovat informaci o zajištění cesty pro jednotlivé členy delegace

termín: průběžně od schválení cesty organizačním výborem

6. archivovat zprávy z cest delegací Sněmovny a předat jejich kopii zahraničnímu výboru a orgánům a poslancům, jichž se týkal obsah některého z jednání při zahraniční cestě; zajistit dosažitelnost zprávy v počítačové síti Sněmovny

termín: průběžně, resp. po obdržení každé jednotlivé zprávy

7. informovat tiskový odbor Kanceláře o zahraničních stycích Sněmovny v rozsahu stanoveném v § 24

termín: průběžně

Zahraniční výbor nebo výbor pro obranu a bezpečnost

v případě zahraniční cesty nezařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí předložit organizačnímu výboru informaci z hlediska mezinárodně politického a z hlediska vhodnosti realizace cesty; v případě mimořádné situace či časové tísně může tuto informaci nahradit informace jeho předsedy

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

Zpravodaj

zúčastnit se jednání organizačního výboru o navrhované zahraniční cestě a být připraven podat bližší vysvětlení k návrhu

Organizační výbor

za přítomnosti zpravodaje projednat žádost o schválení zahraniční cesty

Vedoucí delegace

1. mimo kroky, které činí jakožto navrhovatel zahraniční cesty v procesu jejího schvalování, informovat organizační výbor o svých případných rozhodnutích podle § 9, odst. 3, týkajících se snížení počtu členů delegace či doprovodu, posunu termínu cesty a záměně členů delegace a tyto změny odůvodnit

termín: po přijetí uvedených rozhodnutí, nejpozději bezprostředně po realizaci cesty

2. vypracovat písemnou zprávu z cesty a předat ji odboru mezinárodních organizací, popřípadě pověřit za tímto účelem jiného člena delegace

termín: po ukončení cesty, nejpozději však do 15 dnů

Cestující poslanec

1. vyzvednout si osobně

- letenku či jízdenku, podkladové materiály a informaci o zajištění cesty na odboru mezinárodních vztahů,

- devizové vybavení spolu s příslušným formulářem (příloha č. 5) a pojistku na odboru hospodářské správy

termín: před nástupem cesty

2. provést na formuláři (příloha č. 5) vyúčtování cesty odboru hospodářské správy Kanceláře, vyrovnat případné přeplatky v poskytnutém devizovém vybavení a vrátit zálohu na nepředvídané výdaje a využitou či nevyužitou letenku či jízdenku

termín: po ukončení cesty, nejpozději však do 15 dnů

3. podle dohody s vedoucím delegace vypracovat písemnou zprávu z cesty a předat ji odboru mezinárodních vztahů

termín: po ukončení cesty, nejpozději však do 15 dnů

odbor hospodářské správy Kanceláře

1. poskytnout cestujícímu poslanci příslušné devizové vybavení a zajistit mu pojištění na cestu, a to na požádání odboru mezinárodních vztahů

termín: nejpozději jeden pracovní den před nástupem cesty

2. převzít od cestujícího poslance vyplněný formulář vyúčtování cesty, případné přeplatky v poskytnutém devizovém vybavení, nevyčerpanou zálohu na nepředvídané výdaje a využitou či nevyužitou letenku či jízdenku, popřípadě zajistit poslanci výplatu nedoplatků v poskytnutém devizovém vybavení

termín: nejpozději do 15 dnů po ukončení cesty

Hlava 3. Přijímání zahraničních návštěv ve Sněmovně

Navrhovatel

1. vyplnit formulář žádosti o schválení přijetí zahraniční návštěvy (příloha č. 6)

2. formulář předat

a) v případě návštěvy zařazené v plánu zahraničních styků na příslušné pololetí organizačnímu výboru; kopii této žádosti předat odboru mezinárodních vztahů

termín: nejpozději dva týdny před předpokládaným datem návštěvy

b) v případě návštěvy nezařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí odboru mezinárodních vztahů

termín: - při přijetí několikadenní návštěvy zahraniční delegace organizované Sněmovnou nejpozději čtyři týdny před předpokládaným datem návštěvy

- při jednorázovém přijetí návštěvy v budově Sněmovny nejpozději jeden týden před předpokládaným datem přijetí

3. v případě návštěvy nezařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí zajistit

- usnesení výboru či komise, popřípadě stanovisko předsedy výboru či vedoucího stálé delegace,

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

- na vyžádání organizačního výboru přítomnost zpravodaje na jeho jednání

termín: před zasedáním organizačního výboru

Odbor mezinárodních vztahů

1. sledovat termíny návštěv delegací z jednotlivých teritorií

termín: průběžně

2. v případě návštěvy nezařazené do plánu zahraničních styků na příslušné pololetí zajistit pro jednání organizačního výboru informaci z hlediska mezinárodní situace a koordinace návštěv

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

3. u návštěvy nezařazené do plánu zahraničních styků Sněmovny navrhnout organizačnímu výboru v souladu s § 20, odst. 2, písm. b) změnu termínu návštěvy, pokud je to z praktických nebo zahraničně politických důvodů výhodnější

termín: nejpozději tři dny před zasedáním organizačního výboru

4. zajistit pro jednání organizačního výboru informaci o předpokládaném podílu Senátu na přijetí dané delegace

termín: do zasedání organizačního výboru

5. zajistit realizaci přijetí zahraniční návštěvy, zejména ve spolupráci s vedoucím přijímající delegace a se zastupitelským úřadem příslušné země v Praze připravit program návštěvy, připravit odborné podklady pro partnery návštěvy ve Sněmovně a zajistit protokolární a technické náležitosti návštěvy

termín: průběžně od schválení cesty organizačním výborem

6. archivovat zprávy z přijetí zahraničních návštěv ve Sněmovně a předat jejich kopii zahraničnímu výboru a orgánům a poslancům, jichž se týkal obsah některého z jednání; zajistit dosažitelnost zprávy v počítačové síti Sněmovny

termín: průběžně

7. informovat tiskový odbor Kanceláře o zahraničních stycích Sněmovny v rozsahu stanoveném v § 24

termín: průběžně

Zpravodaj

na vyžádání organizačního výboru se zúčastnit jeho jednání o navrhované zahraniční návštěvě a být připraven podat bližší vysvětlení k návrhu

Organizační výbor

1. vyžádat si v případě nutnosti přítomnost zpravodaje při jednání o žádosti o schválení přijetí zahraniční návštěvy

2. projednat žádost o schválení přijetí zahraniční návštěvy

Vedoucí přijímající delegace

mimo kroky, které činí jakožto navrhovatel přijetí zahraniční návštěvy v procesu jejího schvalování, vypracovat písemnou zprávu z cesty a předat ji odboru mezinárodních organizací, popřípadě pověřit za tímto účelem jiného člena přijímající delegace

termín: po ukončení cesty, nejpozději však do 15 dnů

Přijímající poslanec

mimo kroky, které činí jakožto navrhovatel přijetí zahraniční návštěvy v procesu jejího schvalování, vypracovat písemnou zprávu z přijetí návštěvy a předat ji odboru mezinárodních organizací

termín: po ukončení cesty, nejpozději však do 15 dnů

Hlava 4. Další otázky

odbor hospodářské správy

při úhradě, poskytování záloh a vyúčtování cest postupovat podle vnitřního výnosu vedoucího Kanceláře Sněmovny

tiskový odbor Kanceláře

při informování veřejnosti o zahraničních stycích Sněmovny postupovat v souladu s ustanovením § 24